Auftragsbestätigungen sind wichtig. Sie korrigieren den Bestellvorgang bei Abweichungen und erhöhen so die Datenqualität. Dadurch lassen sich Fehlerquellen beim Bestellvorgang sowie auch im nachgelagerten Prozess der Rechnungsverarbeitung ausschließen. Auftragsbestätigungen bieten daher Potenzial zur Automatisierung und ihre Verarbeitung ist ein unverzichtbarer Standardprozess, der möglichst effizient abgewickelt werden muss.
Digital ist schneller als manuell
Das belegen viele Studien, so auch die im DACH-Raum durchgeführte Studie der HTWK Leipzig*. Diese zeigt, dass eine weitestgehend elektronisch unterstützte Auftragsbestätigung drei Mal schneller ist als ein manueller Prozess. Die Kosten pro Auftragsbestätigung sind mit 1,01 Euro bei einer digitalen Verarbeitung im Vergleich zu 3,74 Euro um fast 75% geringer! Das Wichtigste ist und bleibt jedoch vor allem die Transparenz, die durch die Digitalisierung entsteht.
Die Digitalisierung von Auftragsbestätigungen verschafft der Einkaufsabteilung Überblick in Echtzeit zu ihren Lieferanten inklusive aller Abweichungen zu Preisen, Terminen, Mengen oder Incoterms. Das befähigt Einkäufer umgehend zu reagieren, wenn beispielsweise das bestellte Material nicht rechtzeitig geliefert werden kann. Verzögerungen in den Unternehmensabläufen lassen sich dementsprechend vermeiden.
Doch allein mit den Boardmitteln des SAP ERP-Systems ist eine digitale und vor allem automatische Verarbeitung eingehender Auftragsbestätigungen nicht realisierbar. Namhafte SAP-Partner haben diese Lücke für sich entdeckt und bieten eine Reihe von Lösungen an. Doch welche ist die richtige? Was sind die entscheidenden Kriterien für ein passendes SAP Add-On? Welches System bietet die wirtschaftlichste Nutzung? Oft helfen eine klassische Nutzwertanalyse und eine einfache Checkliste dabei, Funktionen und Lieferanten zu gewichten.
Sechs bewährte Funktionsanforderungen aus der Praxis – und ihre Vorteile
Die SAP Add-Ons sorgen dafür, dass eingehende Auftragsbestätigungen digital erfasst und transparent in SAP weiterverarbeitet werden. Generell gibt es grundlegende Funktionsanforderungen, die sich in der Praxis bewährt haben. Nachfolgend eine Auswahl:
- Automatisches Verarbeiten papierbasierter sowie elektronischer Daten
Informationen strömen auf unterschiedlichen Wegen ins Unternehmen, zum Beispiel per E-Mail mit PDF-Dateianhang, als EDI-Daten, per Fax, oder Papierdokument. Daher ist es wichtig, dass die Software alle möglichen Ankunftsszenarien eingehender Auftragsbestätigungen abdecken kann, um die Daten zentral und digital für die weitere Verarbeitung zur Verfügung zu stellen.
- Schneller Datenabgleich durch Nutzung von SAP-Stammdaten
Die Nutzung der SAP-Stammdaten ist Grundvoraussetzung für eine effiziente Lösung, die Mitarbeitern viel Arbeit abnimmt. Hierdurch wird in den nachgelagerten Prozessen ein schneller Datenabgleich zwischen neuen und bereits vorhandenen Informationen ermöglicht.
- Gegenüberstellung der Auftragsbestätigung und der Bestellung in einer Oberfläche
Auch digital muss es zwecks Monitoring möglich sein, Bestellung und Auftragsbestätigung in einer Oberfläche abzugleichen. Die Abweichungen sollten visuell hervorgehoben werden. Das erleichtert die Validierung bei Unstimmigkeiten.
- Schnelle Zuordnung erkannter Positionen einer Auftragsbestätigung zu den Positionen einer Bestellung
Bei der digitalen Verarbeitung verknüpft die Software in der Regel die Auftragsbestätigung direkt mit der Bestellung in SAP. Alle Positionen aus der Auftragsbestätigung können so per Knopfdruck in die SAP-Bestellung übernommen werden. Diese Funktion ist ein Muss, um die Bearbeitung zu vereinfachen.
- Direkter Absprung in die wichtigsten Transaktionen von SAP: Infosatz, MD04, Materialstamm, Bestellung
Gibt es Unstimmigkeiten zwischen Bestellung und Auftragsbestätigung, müssen im Einkauf schnell Entscheidungen getroffen werden. So kann es zum Beispiel vorkommen, dass ein Lieferant die bestellte Warenmenge nicht bis zum angeforderten Zeitpunkt liefern kann. Hier sollte es für den Einkäufer möglich sein, direkt aus der Lösung heraus Informationen zur schnellen Entscheidungsfindung aus der SAP Bedarfs- und Bestandsliste (MD04) aufzurufen.
- Smarte Assistenten, die auf Unstimmigkeiten hinweisen
Nicht jeder Hersteller bietet eine Assistentenfunktion. Dabei führt diese sicher durch die Verarbeitung und sorgt für Transparenz. Gibt es beispielsweise Abweichungen in den Belegen bei Terminen, Mengen, Preisen, Incoterms oder Zahlungsbedingungen, so sollten diese klar hervorgehoben werden. Ein smarter Assistent weist den Bearbeiter sichtbar auf Abweichungen hin und senkt auf diese Weise die Fehlerquote.
Nutzwertanalyse schafft Übersicht für die richtige Auswahl
Die Funktionalitäten der SAP Add-Ons sind weit umfangreicher. So können noch Faktoren hinzukommen, wie beispielsweise eine notwendige Anbindung an SAP Ariba oder individuelle Programmierungen sowie die Möglichkeit „Kleinigkeiten“ selbst anzupassen. Damit Organisationen eigene relevante Anforderungen gewichten und eine Vorauswahl der passenden Lieferanten treffen können, müssen sie wissen, welche Funktionalitäten für sie relevant sind. Um den Entscheidungsprozess transparent zu unterstützen, bietet sich die Methodik der Nutzwertanalyse an. Hierbei lassen sich pro festgelegter Funktion Relevanzpunkte oder K. o.-Kriterien definieren und die Lieferenten passend dazu übersichtlich bewerten.
Wenn Fakten sprechen, fällt die Entscheidung für das passende Lösungssystem leicht. Die Vision, den manuellen Aufwand bei der Verarbeitung von Auftragsbestätigungen auf ein Minimum zu reduzieren und effizient zu verarbeiten, wird zur greifbaren Realität und es bleibt nur noch die Entscheidung für den richtigen Zeitpunkt. Hier ist die Antwort allerdings sehr viel einfacher: Jetzt!
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AFI Lösung nutzen für Auftragsbestätigungen 4.0
*DACH-Studie von Prof. Holger Müller von der Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig (HTWK Leipzig) und Elisabetta Bollini von der Mercateo AG: http://www.mercateo.com/corporate/wp-content/uploads/2017/03/Mercateo-Studie_Indirekter-Einkauf-im-Fokus.pdf
