Ein Jahr XRechnung und alles ist gut?

| Finance  AFI Billing 

Seit November 2020 nehmen deutsche Bundesbehörden gemäß einer EU-Richtlinie in der Regel nur noch Rechnungen im Format XRechnung entgegen. Nach und nach folgen die einzelnen Bundesländer mit der Pflicht zur E-Rechnungsstellung. Knapp ein Jahr später stellt sich AFI Solutions die Frage: 

Ist die XRechnung schon in der Praxis angekommen?

Im Rahmen einer Mitgliederumfrage der Deutschsprachigen SAP-Anwendergruppe e. V. (DSAG) kam heraus, dass bereits zwei Drittel (66 Prozent) der befragten Unternehmen eine Lösung zur Erstellung von XRechnungen im Einsatz haben. Bislang wird diese jedoch von der Mehrheit noch nicht intensiv genutzt, obwohl die Vorteile doch offensichtlich sind:

•    Bis zu 80 Prozent Kosteneinsparung gegenüber Papierversand
•    Vollautomatische Verarbeitung zwischen Rechnungsausgang und -eingang
•    Fehlerminimierung durch Wegfall manueller Erfassung
•    Kürzere Bearbeitungszeit sowie schnellere Bezahlung von Rechnungen
•    Optimierung des gesamten Rechnungsprozesses

Laut DSAG-Umfrage sehen bislang lediglich 13 Prozent der befragten Unternehmen weiteres Potenzial für die XRechnung. Susan Döhring, Rechnungsexpertin bei AFI Solutions, berichtet im Interview über die aktuellen Gegebenheiten hinsichtlich der XRechnung und gibt zudem Praxiseinblicke aus bereits umgesetzten Kundenprojekten.

 

1. Frau Döhring, welche Erfahrungen haben Sie als Projektleiterin für Ausgangsrechnungen bisher gemacht?

Susan Döhring: Die Erfahrungen sind insgesamt durchaus positiv. Wir konnten bei unseren Kunden sowie Lösungsinteressenten in den vergangenen Jahren und spätestens 2020 ein sehr starkes Interesse an einer digitalen Rechnungsausgangslösung insbesondere für das neue XRechnungsformat feststellen. Das ist nachvollziehbar, denn jedes Unternehmen, das Rechnungen an Bundesbehörden stellt, muss(te) sich mit dem Thema auseinandersetzen. Sind das mehr als eine Handvoll Rechnungen, dann ist schnell klar, dass eine Prozesslösung notwendig ist, um den mühseligen und fehleranfälligen manuellen XRechnungsupload beim Bund zu vermeiden.

Der Markt wollte aber direkt mehr. Denn geht man das Thema XRechnung schon an, dann richtig. Das hat uns als Digitalisierungsunternehmen im SAP-Bereich natürlich sehr gefreut. Das große Ziel der EU-Richtlinie und der Umsetzung in Deutschland ist es, mit der XRechnung den vollautomatischen Rechnungsausgang und -eingang voranzutreiben. Wir konnten in diesem Bereich viele Unternehmen mit unserer Lösung AFI Billing unterstützen. Neben dem XRechnungsversand per E-Mail kann das SAP SD Add-On von AFI Solutions selbstverständlich auch den vom Bund bevorzugten Übertragungsweg PEPPOL ansteuern. Außerdem lassen sich auch praktisch alle anderen E-Rechnungsformate national wie international komfortabel verschicken.
 

2. Das klingt toll, doch warum hapert es noch in der Umsetzung?

Leider stehen den Vorteilen, die die XRechnung an sich und ein damit verbundener elektronischer und möglichst automatischer Rechnungsausgang und -eingang haben können, die vielen Ausnahmen, Besonderheiten in den Bundesländern und auch die Schwierigkeiten hinsichtlich des XRechnungsempfangs auf Empfängerseite beim Bund gegenüber. Hier besteht noch enormer Optimierungsbedarf.
 

3. Der Bund akzeptiert nur noch die XRechnung als Rechnungsformat. Wie läuft die Umstellung bei den Bundesländern?

Der Bund hatte sich den 27. November 2020 als Deadline für die Umsetzung der XRechnung gesetzt. Peu à peu müssen auch die Bundesländer nachziehen, und zwar bis 2024. Vergleicht man nun die deutschen Bundesbehörden mit den einzelnen Bundesländern, so muss ich leider sagen, dass die Umstellung alles andere als einheitlich abläuft. Trotz spezifischer Bundesvorgaben können die Bundesländer davon abweichen. Teilweise tun sie das auch, etwa inhaltlich, indem sie eine PDF-Rechnung als E-Rechnung deklarieren oder eigene Rechnungseingangsplattformen aufbauen.

Eine Ausnahme stellte lange das Bundesland Bremen dar, das sich eng an die Vorgaben sowie die Standardisierung des Bundes gehalten hat und in dem Umstellungsprozess eine geraume Zeit Vorreiter der Bundesländer war. Letztlich ging man aber auch in Bremen einen Sonderweg. Denn auch hier muss nun neben der Leitweg-ID, die Pflichtbestandteil jeder XRechnung ist, noch eine weitere ID – die Participant-ID – zur Adressierung der XRechnung an die Bremer Behörde genutzt werden. Das allerdings nicht konsequent, sondern nur für einige Behörden in Bremen. Eigentlich könnte also alles so einfach sein – ein Standard, keine Ausnahmen – nur leider ist es das nicht.
 

4. Es gibt dezidierte Vorgaben des Bundes im Hinblick auf die inhaltlichen Vorgaben bei XRechnungen. Gestaltet sich die Umstellung des Rechnungsversands komplikationslos, wenn man einfach nur diesen Vorgaben folgt?

Nun, da kann ich "nur" für Unternehmen sprechen, die ihre Rechnungen aus SAP heraus stellen. Auf dem Weg von der SAP-Faktura über das Rechnungs-IDoc hin zur validen XRechnung können tatsächlich ein paar Stolpersteine auftreten. So existiert eine Lücke zwischen den Daten, die das SAP IDoc zur Verfügung stellt, und denen, die die XRechnung fordert. Diese Lücke schließen wir gemeinsam mit unseren Kunden und Partnerunternehmen im Rahmen des Projektes zur Einführung unserer Rechnungsausgangslösung.
 

5. Welche Informationen fallen beispielsweise in diese Lücke?

Einerseits recht einfache Entscheidungsfragen wie diese hier: In der XRechnung darf nur eine Bankverbindung übermittelt werden, auf der bisherigen Papierrechnung sind jedoch oft zwei oder drei vermerkt. Welche der drei ist nun die, die mit der XRechnung übertragen werden soll? Das klingt erst einmal trivial, aber auch diese Entscheidung muss der Kunde zunächst durchdenken und treffen.

Komplexer wird es da schon mit den Daten des Ansprechpartners. Der XRechnungsstandard fordert zwingend die Kontaktdaten des Rechnungsstellers mit Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Im Projekt wird die Frage geklärt, wie diese Informationen im SAP IDoc übergeben werden. Es ist empfehlenswert, spätestens jetzt mit aufgeräumten Partner-Rollen in SAP zu arbeiten. Als drittes Beispiel seien hier Konditionen auf Kopf- und Positionsebene genannt und wie diese in der XRechnung richtig übermittelt werden.
 

6. Ok, also der XRechnungsversand als Prozesslösung ist komplex, aber mit Hilfe der Erfahrung der AFI gut lösbar. Das Projekt wurde erfolgreich umgesetzt und valide XRechnungen können versendet werden. Dann sind Unternehmen ja gut für die Zukunft gerüstet, oder?

Nicht ganz, denn auch Standards können verändert werden. Der XRechnungsstandard wird laufend weiter entwickelt, jährlich gibt es neue Versionen. Soll-Felder innerhalb der XRechnung können zu Muss-Feldern werden. Dass Unternehmen nach der Umsetzung des Projekts nichts mehr anpassen müssen, davon ist nicht auszugehen. Unsere Kunden können wir dahingehend unterstützen, dass wir uns mit den Veränderungen der Standards, neuen Übertragungswegen, Besonderheiten und Ausnahmen auseinandersetzen und zudem unsere Lösung ständig weiterentwickeln. Unsere Kunden sind also immer auf dem aktuellen Stand.
 

7. Bei der Umsetzung der XRechnung in Unternehmen kommt es aktuell zu der ein oder anderen Herausforderung. Welche ist das beispielsweise?

Nehmen wir etwa das Thema der Leitweg-ID. Diese ist eigentlich als eindeutige Adressinformation gedacht, also ein klassisches Stammdatenthema. Nun gibt es Bundesbehörden, die schon dazu übergehen, mit mehreren Leitweg-IDs zu arbeiten, um zum Beispiel Sekretariate unterscheiden zu können. Das ist schön und gut, aber dann sollten Leitweg-IDs bei einem Debitoren ordentlich gepflegt und entsprechend auswählbar sein. Des Weiteren gibt es Behörden, die die Leitweg-ID auftragsbezogen vergeben. Dann ist diese auf einmal ein Thema der Bewegungsdaten.
 

8. Frau Döhring, wohin geht die Reise hinsichtlich der XRechnung? Möchten Sie einen kleinen Ausblick wagen?

Nach der Deadline des Bundes zur XRechnung im November 2020 war die Stimmung etwas ernüchtert, aufgrund der Probleme bei der Einführung auf Seiten der Rechnungsempfänger und da ein weiterer externer Treiber gefehlt hat. Mit dem aktuellen Koalitionsvertrag 2021-2025 kommt hier nun wieder Bewegung ins Spiel. Dieser besagt auf Seite 166 unter anderem Folgendes:

„Wir werden weiterhin den Umsatzsteuerbetrug bekämpfen. Dieser Weg soll in Zusammenarbeit mit den Ländern intensiviert werden. Wir werden schnellstmöglich ein elektronisches Meldesystem bundesweit einheitlich einführen, das für die Erstellung, Prüfung und Weiterleitung von Rechnungen verwendet wird. So senken wir die Betrugsanfälligkeit unseres Mehrwertsteuersystems erheblich und modernisieren und entbürokratisieren gleichzeitig die Schnittstelle zwischen der Verwaltung und den Betrieben.“

Diese Aussagen geben Zuversicht. Denkt man hier noch weiter, etwa an potenzielle E-Dokumente wie die »XBestellung«, dann eröffnen sich wichtige Digitalisierungspotenziale, die umgesetzt werden wollen.

Frau Döhring, vielen Dank für das Interview.

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