Wie Unternehmen mühelos mit SAP Add-Ons zu SAP S/4HANA wechseln ─ trotz komplexer Gesamtmigration

Projekte wie der Wechsel zu SAP S/4HANA scheinen oft so aufwendig und langwierig wie die Besteigung des Mount Everest. Kein Wunder, dass viele Unternehmen solche Herausforderungen gerne nach hinten priorisieren. Zumal allein die Recherche und Vorbereitung einer solchen "Expedition" zusätzliche Ressourcen frisst.

Doch wie wäre es, wenn Sie perfekt vorbereitet wären? Stellen Sie sich vor, Sie hätten den durchdachten Routenplan schwarz auf weiß in der Hand und die optimale Ausrüstung im Gepäck, um den SAP-S/4HANA-Gipfel sicher zu erreichen.

Unternehmen sind bereit für SAP S/4HANA

Eine gute Vorbereitung sowie der Wille aufzubrechen sind demnach alles, was es braucht. Laut einer Trendumfrage der DSAG planen etwa 39 Prozent der SAP-Kunden, den Umstieg auf SAP S/4HANA zwischen 2022 und 2024 abzuschließen. Diese Aufbruchstimmung spürt die AFI Solutions als Hersteller von SAP Add-Ons auch bei den eigenen Kunden. In den letzten Jahren gab es zwar immer wieder Projektanfragen für den Wechsel unserer Lösungen zu SAP S/4HANA, doch aktuell steigen die Anfragen deutlich an. Wir merken: Unsere Kunden sind bereit für SAP S/4HANA!
 

Antworten aus der Praxis zur Migration von SAP Add-Ons zu SAP S/4HANA

Doch was bedeutet das konkret für die Migration von Lösungen, die in SAP ERP integriert sind? Nehmen Unternehmen die automatisierte Verarbeitung ihrer Kundenaufträge oder Eingangsrechnungen automatisch mit in die neue SAP-S/4HANA-Welt oder braucht es hier spezielle Schritte im Migrationsprozess?

Die Antwort auf diese und weitere Fragen kennt Stefan Fellner, Produktmanager & Fachexperte bei der AFI Solutions. Er ist den Weg mit Add-Ons zum "SAP-S/4HANA-Gipfel" bereits ein paar Mal gegangen und weiß, was Unternehmen in der Praxis erwartet und vor allem was nötig ist, um auf dem Weg dorthin keine unnötige Energie zu verschwenden.

1.  Viele SAP-Lösungen, sprich SAP Add-Ons, sind nahtlos in SAP integriert, müssen Unternehmen deren Migration zusätzlich mit einplanen?

Stefan Fellner: SAP Add-Ons sind ein Part des Migrationsprozesses zu SAP S/4HANA. Unternehmen müssen sie in der Projektplanung mitbeachten. Deshalb ist es wichtig, den SAP-Add-On-Lieferanten frühzeitig bei einem anstehenden Umstieg mit ins Boot zu nehmen – am besten gleich von Anfang an. Denn auch die Lieferanten müssen das gemeinsame Migrationsprojekt einplanen und können zusätzlich mit ihrer Erfahrung unterstützen. Nur dann ist sichergestellt, dass zum Beispiel die digitale Verarbeitung von Aufträgen, Eingangsrechnungen oder Auftragsbestätigungen auch in der neuen SAP-Welt von Anfang an einwandfrei funktioniert.

2.  Warum reicht es nicht, SAP Add-Ons später zu aktualisieren? Am Prozess der jeweiligen digitalen Belegbearbeitung ändert sich doch nichts, oder?

Unter SAP S/4HANA verhalten sich vorher etablierte Prozesse teilweise anders. Wir haben hier ein komplett neues System, in dem auch die SAP einiges umgestellt hat. Ein simples Beispiel dafür ist, dass unter SAP S/4HANA die bisherigen Debitoren und Kreditoren in Business Partner migriert wurden. Das ist ein komplett anderes SAP-Element. Genau solche Parameter müssen Unternehmen berücksichtigen und vor allem testen, damit der entsprechende Belegprozess auch unter SAP S/4HANA reibungslos funktioniert.

War das SAP-System bei der Einführung eines SAP Add-Ons statisch, so ist es jetzt bei der Migration zu SAP S/4HANA dynamisch. Das bedeutet, dass jede Änderung im neuen System natürlich auch Auswirkungen auf die SAP Add-Ons hat.

3. Kannst Du zur Veranschaulichung ein Beispiel aus der Praxis geben?

Nehmen wir zum Beispiel Kundenaufträge, deren Verarbeitung mit einem SAP Add-On optimiert wurde. Unter SAP ERP haben alle Rädchen optimal ineinandergegriffen und damit lief dieser Prozess effizient ab. Jetzt beschließt das Unternehmen, zu SAP S/4HANA zu migrieren und im gleichen Zuge beispielsweise, auch die neuen, längeren Materialnummern einzuführen. Zum einen ändert sich jetzt für den Prozess das technologische Umfeld und zum anderen eine weitere wichtige Variable wie die Materialnummern.

Logisch, dass der alte Prozess unter SAP S/4HANA jetzt nicht mehr so funktionieren kann wie zuvor. Vielen Unternehmen ist klar, dass sie ihre Module für das SAP Materialmanagement (MM) oder SAP Sales and Distribution (SD) durchtesten müssen. Was jedoch oft nicht klar ist: Dasselbe gilt auch für die SAP Add-Ons. Sie sind zwar nur ein kleiner Teil im Prozess, stellen aber ein wichtiges Zahnrädchen dar, das greifen muss, damit der Ablauf von Anfang bis Ende funktioniert.
 

4. Das klingt kompliziert. Wie unterstützen Add-On-Lieferanten ihre Kunden beim Migrationsprozess zu SAP S/4HANA?

Ich kann hier nur für die AFI Solutions sprechen. Wir wissen nicht erst seit gestern, dass alle SAP-Kunden letztendlich – beziehungsweise bis spätestens 2030 – zu SAP S/4HANA migrieren müssen. Und das betrifft nicht nur unsere jetzigen Kunden, sondern auch Unternehmen, die unsere Lösung nach wie vor für ihr SAP ERP neu einführen werden. Aus diesem Grund haben wir uns sehr viele Gedanken gemacht, mit dem Ziel, etwas zu entwickeln, dass unseren Kunden die Migration der SAP Add-Ons zu SAP S/4HANA so einfach wie möglich gestaltet. Das Ergebnis ist unser Simple-Move-Ansatz.
 

5. Wie genau hilft dieser Simple-Move-Ansatz bei der Migration der SAP Add-Ons zu SAP S/4HANA?

Simple Move ist eine Schritt-für-Schritt-Dokumentation, die angelehnt ist an das Konvertierungsphasenmodell der SAP. Ähnlich wie bei SAP ist auch hier der Konvertierungsprozess in Phasen eingeteilt, die nacheinander abgearbeitet werden. Bei SAP gibt es eine Vorbereitungsphase, eine Realisierungsphase und eine Phase für Nacharbeiten. Simple Move ergänzt dieses Modell um wesentliche Schritte für die Migration der jeweiligen Add-Ons.

Dabei gibt das Simple-Move-Modell unseren Kunden klare Handlungsanweisungen und führt sie sicher durch den Prozess. Beispielsweise ist dort beschrieben, welche Änderungen sie vornehmen müssen, wie sie individuelle Einstellungen und Eigenentwicklungen übernehmen können oder auch an welchen Stellen es weitere Anpassungen benötigt.

Simple Move ermächtigt Unternehmen, sich selbst optimal vorzubereiten und alle wichtigen Schalter auf "Go" zu stellen. In der Realisierungsphase schalten wir uns dann aktiv mit dazu und begleiten den Kunden auf der Zielgeraden – bis das System umgestellt ist.

6. Lässt sich ungefähr abschätzen, wie viel Projektzeit es braucht, um ein SAP Add-On zu SAP S/4HANA zu migrieren?

Als Hersteller von Lösungen für SAP sind wir nicht der Taktgeber bei der Zeitplanung der Gesamtmigration zu SAP S/4HANA. In der Regel gibt die IT-Abteilung des Unternehmens einen Projektplan heraus, der die zeitlichen Phasen umfasst. Wir integrieren uns in die Planung und müssen gemeinsam mit allen involvierten Abteilungen sicherstellen, dass hier alles zeitlich und technisch nahtlos ineinandergreift.

Dann spielt es noch eine Rolle, ob ein Unternehmen das Standardprodukt im Einsatz hat oder Sonderentwicklungen. Beim Standardprodukt ist der zeitliche Aufwand überschaubar. Sind Sonderentwicklungen vorhanden, ist die Projektzeit sehr individuell, da es darauf ankommt, wie kompatibel diese mit SAP S/4HANA sind. Das sollte vorher gemeinsam, etwa mit unserem Simple-Move-Ansatz, geprüft werden.
 

7. SAP S/4HANA bietet ja sehr viel mehr technologische Möglichkeiten als SAP ERP. Erweitert dies auch die technischen Optionen von SAP Add-Ons?

Definitiv können SAP Add-Ons die neue SAP-S/4HANA-Spielwiese nutzen. Wir gehen beispielsweise immer mehr den App-Ansatz in Richtung "Fiorisierung". Gerade bei unserer Lösung für Kundenaufträge entsteht aktuell ein umfangreiches Analytics-Dashboard auf der Basis von Fiori-Apps.  Gleichzeitig entwickeln wir auch in weiteren Bereichen viel Neues.
 

8. Was sind zusammengefasst die bisherigen Learnings aus den SAP-S/4HANA- Migrationsprojekten?

Für mich gibt es zwei Hauptfaktoren für einen erfolgreichen Umstieg:

  1. Zum einen den Lieferanten für einen gemeinsam abgestimmten Projektplan frühzeitig an Bord zu holen, um alle Rädchen im System sauber miteinander zu verzahnen.
     
  2. Zum anderen das Thema "Testen des Prozesses inklusiver aller betroffenen Elemente". Je besser und umfangreicher die Tests, desto besser und fehlerfreier das Ergebnis. In allen bisherigen Projekten war das ein ausschlaggebender Erfolgsfaktor.

Werden diese zwei Faktoren beachtet, hat man einen Routenplan und die richtige Ausrüstung, um den SAP-S/4HANA-Gipfel erfolgreich zu erklimmen.

Vielen Dank für das Gespräch Stefan Fellner.

Von: Laura Herzig, Redakteurin im Marketing

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